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山东信息职业技术学院关于进一步规范公文制发报送工作的通知
撰稿人:办公室 时间:2019-08-28 11:13:18 浏览次数:

山东信息职业技术学院

关于进一步规范公文制发报送工作的

通    知

各部门:

近日,山东省教育厅印发了《关于近期教育系统公文制发报送工作有关情况的通报》,文件针对2019年1—5月全省教育系统在公文报送时间、公文格式、内容表述等公文处理过程中存在的突出问题对多个单位进行了通报。为深入贯彻落实学院“提升落实年”和“基础管理规范年”部署要求,着力提升学院公文处理工作的质量和效率,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据省教育厅和《山东信息职业技术学院公文处理工作办法》(鲁信院〔2014〕25号)要求,结合学院具体工作实际,现就进一步规范学院公文制发报送工作通知如下:

一、严格公文制发

(一)行文规则

行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

正确使用文种。“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问;“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。请示和报告要分开,请示应当一文一事,必要时注明联系人和联系方式。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。上报上级机关的请示报告公文字数原则上不超过2000字。

(二)规范公文运转流程

学院办公室是学院公文处理的管理机构,负责学院文件的签收、登记、审核并组织运转。凡未经办公室登记的公文,一律不纳入正常运转。所有接收或者领取的涉密文件一律交学院办公室保密员统一管理。

1.向上级行文流程

需要向上级主管部门报送的公文,须携文稿和拟稿纸经部门负责人审核签字后报分管院领导同意,送交办公室审核,由学院党政领导签发。不按照程序报送的,学院领导不予受理,退起草部门按照程序办理。

2.校内公文运转流程

(1)校内纸质公文运转流程:

部门上报学院各类文件须经部门负责人审核后并加盖部门公章,报分管院领导签字,如需部门会签或者院领导会签均签署意见。会签完毕后交学院办公室统一签收、登记、审核并呈报学院党政领导批示。

(2)校内电子公文运转流程:

电子公文运转流程同纸质版流程运转。拟稿人登录OA办公平台后,按照电子公文处理流程进行提报,具体流程图见附件2。

二、严格规范公文格式

各部门要认真学习《山东信息职业技术学院公文处理工作办法》(鲁信院〔2014〕25号)有关公文处理要求,上报的公文文种、体例、格式及公文用纸、字号要符合规定。

(一)总体要求:

公文用纸幅面采用国际标准A4型,成品幅面尺寸为210mm×297mm。版心尺寸为156mm×225mm,公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,订口(左白边)为28mm±1mm。公文应当左侧装订,不掉页。

(二)公文格式各要素编排规则:

1。校内公文标题:一般用2号小标宋体字,段落格式分一行或者多行居中排布;回行时,做到词义完整,排列对称,长短适宜,间距恰当;多行标题排列应当使用正梯形、倒梯形或者菱形,不采用上下长度一样的,长方形和上下长、中间短的沙漏形。标题回行时应词意完整,不能将词组拆开;最后一行不能将“的”与文种单独排列成行。

2.主送机关:编排在标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。

3.正文:公文贵州快3必须显示正文。一般用仿宋体3号字,编排在主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1。”“(1)”标注,特殊情况下可以作适当调整;一级标题一般用3号黑体字、二级标题一般用3号楷体字、第三层和第四层用3号仿宋体字标注。公文一般每页22行,每行28字,行间距为28磅,段前段后间距均为0行。

4。标点符号:标点符号应当符合排版规则,字数、年份不拆行。引用公文应当先引标题,后引发文字号,发文字号中年份用“〔〕”括入。多个书名号并列,中间的顿号通常省略;有的书名号后出现圆括号时,中间的顿号不得省略。

5.发文部门署名、成文日期和印章:

(1)加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

发文机关署名一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或者附件说明)一行之内。

(2)不加盖印章的公文

发文机关署名在正文(或者附件说明)下空一行右空二字编排,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

(3)印章

印章是公文生效的标志,上行文一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

6.成文日期中的数字:用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应当标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

7。附注:如有附注,附注在成文日期下空一行,居左空二字加圆括号编排,一般用于标注公文印发传达范围或者请示类公文中的联系人、联系电话。

8。附件说明:如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1。×××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排,“附件”二字及附件顺序号用黑体字顶格编排在版心左上角第一行,后不加标点。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

9。页码:一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

10.公文中的横排表格:A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其它页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

11。特殊情况说明:当公文排版后所剩余空白处不能容下印章或者成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

三、强化责任意识,切实提高公文质量

公文水平与质量体现一个单位的工作水平与质量,体现一个单位的严实作风和管理能力。各部门要高度重视公文处理工作,切实提高政治站位,强化责任意识,加强组织领导,勇于担当,敢于负责,从讲政治守规矩的高度充分认识公文起草、办理工作的重要性,严把政治关、政策法规关和文字体例关,切实加强审核把关,提高学院公文质量。

 

附件:1.山东信息职业技术学院校内文件格式模板

     2.山东信息职业技术学院电子公文处理流程图

 

 

                           山东信息职业技术学院

                              2019年7月5日

 

附件

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