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山东信息职业技术学院公文处理工作办法
撰稿人:办公室 时间:2019-02-15 10:02:01 浏览次数:

为贯彻中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)和省委办公厅、省政府办公厅印发的《山东省〈党政机关公文处理工作条例〉实施办法(试行)》(鲁办发[2012]25号)及山东省教育厅印发的《关于印发山东省教育厅公文处理工作办法的通知》(鲁教厅办发[2013]1号)文件有关规定,提高学院公文处理工作质量和水平,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,结合我院工作实际,特制定本办法。

一、学院公文处理机构及其任务

公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密原则。

各部门应当高度重视公文处理工作,并指定专人或固定人员具体负责。主要负责人为本部门公文工作的第一责任人。公文处理工作人员应当具有较高的政治和业务素质,恪尽职守,严谨细致,遵守纪律,保守秘密。

学院办公室是学院公文处理的管理机构,负责制订、落实公文处理业务规范,并对学院各部门的公文处理进行监督和指导。办公室负责对公文质量进行全面监督和及时反馈,并按时组织进行公文研究和业务培训,提高工作水平。

二、公文种类

(一)决议:适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销部门不适当的决定事项。

(二)决定:适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(三)通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)通知:适用于发布、传达要求各部门周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(五)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况、回复询问。

(六)报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,回复询问。

(七)请示:适用于向上级单位请求指示、批准。

(八)批复:适用于答复部门请示事项。

(九)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十)函:适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要:适用于记载党委会、办公会、重要专题会等会议主要情况和议定事项。

三、公文格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发单位和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

(四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。

(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文、翻印的公文、纪要和电报可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

(十九)公文的版式格式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

(二十)公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

(二十一)公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

四、行文规则

行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

从严控制公文制发数量。凡国家法律法规和党内法规有明确规定的,不再制发公文。现行公文规定仍然适用的,不再重复发文。对于上级印发的普发性公文,没有必要以公文形式提出贯彻落实措施的,不再印发公文。

严格掌握公文制发规格。可以部门名义行文的,不以学院名义行文。各部门在布置本部门职能范围内相关业务工作时,均以部门名义行文即可。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)以正式公文形式报送,不得以 “请阅件”、“呈阅件”等非规范形式报送。

(二)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

(三)属于学院党委职权范围内的工作,以学院党委名义报送上级党委;属于学院行政职权范围内的工作,以学院名义报上级主管部门。

(四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

五、公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

公文由承办部门起草。公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现学院发文意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练,语言庄重,用词规范。

(四)人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

(五)引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。

(六)公文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称,使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式,应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。

(七)文种正确,格式规范。

(八)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(九)公文涉及其他部门或者部门职权范围内的事项,起草部门必须征求意见,力求达成一致。

(十)公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定,起草部门应当提出初步意见。

(十一)公文应由部门正式工作人员起草,并由主要负责人核稿或经主要负责人授权的分管负责人核稿后签名并注明日期,以示负责。

(十二)部门主要负责人应当主持、指导本部门公文起草工作。

公文文稿由行文部门负责人进行审核签字。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)公文涉及其他部门职权范围内的事项,是否征求意见并进行协商会签复核。

(四)重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

(五)主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

(六)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(七)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

公文文稿经部门负责人审核签字后报请分管院领导同意,送交办公室审核,由书记或院长签发。涉及两位或以上领导分管的工作,根据发文内容,送主要分管领导审阅后,由书记或院长签发。不按照程序报送的,学院领导不予受理,退起草部门按照程序办理。

签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。

审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水,不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。

六、公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

收文办理主要程序是:

(一)签收。送达学院的各类文电须经办公室统一签收、登记、审核并组织运转。特殊情况由部门代收的公文应及时转送办公室处理。凡未经办公室登记的公文,一律不纳入正常运转。办公室对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送机关、成文日期、分送范围、经办人等。

(二)初审。对收到的公文应当进行初审。确定是否应当由学院办理。

(三)批办。批办性公文一般由办公室按照工作分工和业务职能,提出准确规范、简明扼要的拟办意见,报学院领导签阅。院领导圈阅或者签名的,视为同意,另有批示的,按批示运转。

(四)传阅。根据领导批示和工作需要,将公文及时送传阅对象阅知或者批示。阅知性公文一般按照学院领导职务排序从前向后传阅,批办性公文一般按照学院领导职务排序从后向前传批。绝密级公文应当由专人负责办理。办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续。随时掌握公文去向,不得漏传、误传、横传、延误。

(五)转办。转办时应当提出明确的办理要求。需要两个以上部门办理的,由列前者主办。紧急公文应当明确办理时限。对于不属本部门职责范围的公文,应当及时返回办公室并说明理由。

(六)办理。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕,一般应在3个工作日内办结或反馈办理进展情况。

(七)催办。公文转办后应当主动掌握公文办理的进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

(八)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

发文办理主要程序是:

(一)复核。已经学院领导签发的公文,印发前办公室应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数,并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。

(三)校对。学院公文由主办部门负责校对,已经签发的公文,不得擅自修改公文内容,如确有差错需要更改的,应送交办公室处理。

(四)印制。学院公文一般应在学院办公室印制。学院内设机构不得对外正式行文或制发带有“××文件”版头的公文。公文印制要严格履行校对、制版、印刷、装订等程序,确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当按相关规定办理。印制规范性文件应在贵州快3标注统一登记号。

(五)核发。公文印制完毕,主办部门应当对成品公文的文字、格式等再作校核,并对用纸、墨色、裁切、装订等进行检查,核实无误后准确及时上报、分发。

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、学院机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输涉密公文。

需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规及学院档案管理规定及时收集齐全并整理归档。联合办理的公文,原件由主办部门归档,相关部门保存复制件或者其他形式的公文副本。

学院各部门上报学院的请示、报告等公文,应由部门负责人审核签字并报各分管院领导审批,后送交学院办公室,由办公室统一登记并提出拟办意见报学院领导签批。其它部门或个人不得将公文直接送达院领导。以部门名义发出的文件只作学院内部工作之用,不得越级向上级机关呈报。

七、公文管理

建立健全公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。严格落实涉密公文保密管理有关规定。

    具备归档和保存价值的公文及相关材料,各部门要指定专职文档人员对相关材料进行收集整理,并按照学院档案管理规定按年度进行立卷、归档,在学院统一规定时间内移交学院综合档案室。

不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定,报学院负责人审批并履行登记手续,派两名以上人员到现场监督销毁。绝密级、机密级公文应当逐份、逐页清点登记,送交保密行政管理部门销毁工作机构或者保密行政管理部门指定的承销单位销毁。销毁涉密公文应当使用符合国家保密标准的销毁设备和方法,确保涉密信息不可还原,确保涉密公文不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

部门合并时,全部公文应当随之合并管理;部门撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门,其他公文按照有关规定清退、销毁;临时设置的机构,当任务结束时,其公文集中移交学院党、政办公室或者有关部门管理。工作人员离岗离职时,应当将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

本办法由山东信息职业技术学院办公室负责解释。

本办法自印发之日起施行。此前学院有关公文处理工作相关规定,凡与本办法不一致的按本办法执行。

 

附件:1。公文印制版式说明

      2.公文格式样本

 

 

 

 

 

 

附件1:

山东信息职业技术学院公文印制版式说明

 

    一、总体要求

1.开本:采用国际标准A4型,成品幅面尺寸为210mm×297mm。

2.版心与页边:版心尺寸为156mm×225mm,公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,订口(左白边)为28mm±1mm。

3.字体与字号:如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋字体。特定情况可以作适当调整。

4。行数与字数:一般每页22行,每行28个字。行间距用3号汉字高度的7/8。特定情况可以作适当调整。

5.标点:采用规范全角标点,符合中文排版规范。

6。文字的颜色:如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

7.印刷:双面印刷,页码套正,两页误差不超过2mm,印品着墨实、均匀,字面不花、不白、无断划。

8.装订:公文应当左侧装订,不掉页。采用骑马订或者平订的公文,订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差4±mm;骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm。

二、公文格式各要素编排规则

版心内的公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分。公文贵州快3红色分隔线以上的部分称为版头,公文贵州快3红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体,公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

(一)版头部分

9。发文机关标志:居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm。推荐使用小标宋体字,颜色为红色,字号应当不大于上级机关的发文机关标志字号,以醒目、美观、庄重为原则。

10。发文字号:年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应当标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

普发性公文的发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布;上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

11.签发人:由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用仿宋体字,签发人姓名用楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

12.版头中的分隔线:发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线,其高度一般不小于0。5mm。

(二)主体部分

13。标题:一般用2号小标宋体字,编排在红色分隔线下空二行位置,分一行或者多行居中排布;回行时,做到词义完整,排列对称,长短适宜,间距恰当;多行标题排列应当使用正梯形、倒梯形或者菱形,不采用上下长度一样的,长方形和上下长、中间短的沙漏型。

14。主送机关:编排在标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文贵州快3不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记部分。

15.正文:公文贵州快3必须显示正文。一般用仿宋体字,编排在主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,特殊情况下可以作适当调整;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。标点符号应当符合排版规则,字数、年份不拆行。

批转、转发的公文另页编排,标题居中编排在版心第三行。

16.附件说明:如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

17。发文机关署名、成文日期和印章

(1)加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

发文机关署名一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或者附件说明)一行之内。

(2)不加盖印章的公文

发文机关署名在正文(或者附件说明)下空一行右空二字编排,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

(3)加盖签发人签名章的公文

公文加盖签发人签名章时,在正文(或者附件说明)下空二行右空四字加签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

签名章一般用红色。

(4)成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应当标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

18.特殊情况说明:当公文排版后所剩余空白处不能容下印章或者签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

19。附注:如有附件,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

20.附件:附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(三)版记部分

21.版记中的分隔线:版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

22.抄送机关:如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

23.印发机关和印发日期:一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期后加“印发”二字右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应当标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期(或者翻印机关和翻印日期)用一条细分隔线隔开。

(四)页码

24。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

三、公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

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